Condizioni Foto ExpoAid – Social Time

Informativa e condizioni per la generazione dell’immagine personalizzata con cornice ExpoAid.

Ultimo aggiornamento: 19/06/2026
Versione condizioni: ExpoAid Social Time v1.0

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati personali è:

Ragione sociale / ente titolare:
Studio EGA srl

Sede:
Viale Tiziano 19, 00196 Roma

Email privacy:
ega@ega.it

PEC:
studioegasrl@pec.ega.it

DPO / Referente privacy:
Studio EGA srl / ega@ega.it

Questa informativa integra la Privacy Policy generale del sito ExpoAid, disponibile qui:

Privacy Policy ExpoAid
.

2. Come funziona Social Time

Per partecipare all’iniziativa Social Time:

1. inserisci nome, cognome ed email;
2. leggi e accetti le condizioni necessarie per usare il servizio;
3. ricevi un’email con un link personale di verifica;
4. apri il link e scatti o scegli una foto;
5. posizioni la foto nella cornice ExpoAid;
6. confermi l’immagine finale;
7. puoi scaricare l’immagine o condividerla tramite le funzioni native del dispositivo o del browser.

La foto originale scelta o scattata viene utilizzata per creare l’immagine finale.
Nel funzionamento previsto, la composizione avviene nel browser e il server conserva solo l’immagine finale confermata con la cornice ExpoAid.

3. Dati trattati

Per l’iniziativa Social Time possono essere trattati:

• nome e cognome;
• indirizzo email;
• data e ora della partecipazione;
• data e ora dell’accettazione delle condizioni;
• versione delle condizioni accettate;
• eventuale consenso separato all’uso comunicativo dell’immagine;
• immagine finale generata e confermata con la cornice ExpoAid;
• dati tecnici necessari al funzionamento e alla sicurezza del servizio.

L’immagine può contenere il volto o altri elementi che rendono riconoscibile la persona ritratta.
In alcuni casi, dall’immagine potrebbero emergere informazioni personali particolari, ad esempio relative a condizioni fisiche,
disabilità, ausili o altri aspetti della persona.

Per questo motivo l’eventuale uso comunicativo dell’immagine richiede un consenso separato e specifico.

4. Finalità e basi giuridiche

A. Funzionamento del servizio Social Time

I dati vengono usati per:

• verificare l’indirizzo email;
• inviare il link personale di accesso;
• permettere la creazione dell’immagine finale;
• permettere il download o la condivisione tramite dispositivo o browser;
• gestire eventuali richieste di assistenza relative all’immagine generata.

Base giuridica: esecuzione del servizio richiesto dall’utente.

Il conferimento di nome, cognome, email e l’accettazione delle condizioni di servizio sono necessari per usare Social Time.
Senza questi dati non sarà possibile generare l’immagine.

B. Sicurezza, prova del consenso e tutela dei diritti

Alcuni dati vengono conservati per:

• documentare la partecipazione;
• conservare prova dell’accettazione delle condizioni;
• prevenire abusi del servizio;
• gestire eventuali contestazioni o richieste;
• tutelare i diritti di ExpoAid, dei partecipanti o di terzi.

Base giuridica: legittimo interesse del titolare alla sicurezza del servizio,
alla documentazione delle operazioni e alla tutela dei propri diritti.

C. Uso comunicativo dell’immagine finale

Solo se presti un consenso separato e facoltativo, ExpoAid potrà conservare e utilizzare l’immagine finale confermata
per finalità comunicative, informative, promozionali e documentative legate all’iniziativa ExpoAid.

L’uso potrà avvenire, a titolo esemplificativo, su:

• sito web ExpoAid;
• pagine o sezioni digitali collegate all’iniziativa;
• canali social ufficiali o collegati a ExpoAid;
• materiali digitali di racconto, promozione o documentazione;
• eventuali materiali informativi e comunicativi collegati all’iniziativa.

Base giuridica: consenso dell’interessato.

Il consenso all’uso comunicativo è facoltativo.
Se non lo presti, puoi comunque usare il servizio per generare e scaricare la tua immagine.

5. Liberatoria immagine e autorizzazione all’uso comunicativo

Prestando il consenso separato all’uso comunicativo, autorizzi ExpoAid a conservare e utilizzare gratuitamente
l’immagine finale da te confermata per le finalità indicate in questa pagina.

L’autorizzazione è:

• gratuita;
• non esclusiva;
• limitata alle finalità comunicative, informative, promozionali e documentative collegate a ExpoAid e all’iniziativa Social Time;
• valida per i canali indicati in questa informativa;
• revocabile in qualsiasi momento.

L’immagine non sarà utilizzata in modo lesivo della dignità, dell’onore, della reputazione o del decoro della persona ritratta.

L’autorizzazione non comporta alcun compenso, corrispettivo o diritto economico a favore del partecipante.

ExpoAid non effettua pubblicazione automatica sui social network.
Se scegli di condividere autonomamente l’immagine tramite social, app di messaggistica o altri strumenti,
il successivo trattamento sarà regolato dalle condizioni e informative privacy delle piattaforme utilizzate.

6. Cosa dichiari caricando o scattando una foto

Caricando, scattando o confermando una foto, dichiari:

• di avere il diritto di usare la foto;
• che la foto non viola diritti di terzi;
• che la foto non contiene contenuti offensivi, discriminatori, illeciti o contrari al rispetto della persona;
• che la foto non contiene marchi, opere, immagini o materiali di terzi usati senza autorizzazione, se non nei limiti consentiti dalla legge;
• che, se nella foto compaiono altre persone riconoscibili, hai ottenuto la loro autorizzazione;
• che, se nella foto compare un minore o una persona soggetta a rappresentanza, tutela, curatela o altra forma di protezione, sei legittimato a prestare l’autorizzazione oppure hai ottenuto le autorizzazioni necessarie.

ExpoAid potrà non utilizzare, oscurare, sospendere o rimuovere immagini ritenute non coerenti con queste condizioni,
con lo spirito dell’iniziativa o con la tutela delle persone ritratte.

7. Minori, tutori, rappresentanti e terzi ritratti

Il servizio è destinato a persone maggiorenni.

Se l’immagine riguarda un minore, oppure una persona per cui è necessaria l’autorizzazione di un genitore,
tutore, amministratore di sostegno, rappresentante legale o altro soggetto legittimato,
chi utilizza il servizio dichiara di essere autorizzato a prestare il consenso e la liberatoria.

In caso di minori, chi utilizza il servizio dichiara di esercitare la responsabilità genitoriale
o di essere comunque legittimato a prestare l’autorizzazione all’uso dell’immagine.

È consigliato caricare immagini in cui compaia solo la persona partecipante
o persone per le quali si dispone di idonea autorizzazione.

8. Conservazione dei dati

Il link di verifica email resta valido per un periodo limitato, normalmente fino a 24 ore.

I dati relativi a richieste non completate o immagini non confermate vengono conservati per un periodo limitato,
di norma non superiore a 15 giorni, salvo esigenze tecniche o di sicurezza.

L’immagine finale confermata e i dati collegati al funzionamento del servizio vengono conservati per il tempo necessario
alla gestione dell’iniziativa e, se non è stato prestato il consenso all’uso comunicativo,
per un periodo massimo di 60 giorni dalla conclusione dell’iniziativa,
salvo esigenze diverse connesse a obblighi di legge o tutela dei diritti.

Se hai prestato il consenso all’uso comunicativo, l’immagine finale e i dati collegati potranno essere conservati
per finalità comunicative e documentative per un periodo massimo di 24 mesi dalla conclusione dell’iniziativa,
salvo revoca del consenso o richiesta di cancellazione.

Alla scadenza dei termini di conservazione, i dati saranno cancellati o anonimizzati,
salvo ulteriore conservazione necessaria per obblighi di legge, sicurezza o tutela dei diritti.

9. A chi possono essere comunicati i dati

I dati possono essere trattati da:

• personale e collaboratori autorizzati da ExpoAid;
• fornitori tecnici del sito;
• hosting provider Aruba;
• fornitori di manutenzione tecnica;
• servizi email utilizzati per l’invio del link di verifica;
• soggetti che supportano l’organizzazione, la comunicazione o la gestione dell’iniziativa, nei limiti necessari.

Per l’invio delle email di verifica viene utilizzato l’indirizzo tecnico
wordpress@mg.expoaid.it.

Non è prevista una CDN dedicata per questa funzione e non sono previsti plugin esterni specifici per il servizio Social Time.

I soggetti coinvolti possono operare, a seconda dei casi, come autorizzati al trattamento,
responsabili del trattamento o autonomi titolari.

L’elenco dei responsabili del trattamento può essere richiesto scrivendo a:
ega@ega.it.

10. Trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo

I dati sono trattati principalmente all’interno dell’Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo.

Qualora alcuni fornitori tecnici trattino dati fuori dallo Spazio Economico Europeo,
il trasferimento avverrà nel rispetto del GDPR, ad esempio tramite decisioni di adeguatezza,
clausole contrattuali standard o altre garanzie previste dalla normativa applicabile.

11. Sicurezza

ExpoAid adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio del trattamento, tra cui:

• verifica dell’indirizzo email;
• link personale con validità limitata;
• limitazioni su formato e dimensione dei file;
• generazione dell’immagine finale in formato definito;
• salvataggio della sola immagine finale confermata;
• registrazione della versione delle condizioni accettate;
• accesso limitato ai dati da parte dei soli soggetti autorizzati.

Non sono previste decisioni automatizzate, profilazione o pubblicazione automatica sui social network.

12. Revoca del consenso e rimozione dell’immagine

Puoi revocare il consenso all’uso comunicativo dell’immagine in qualsiasi momento scrivendo a:
REGISTRAZIONI@EXPOAID.IT.

La revoca del consenso non pregiudica la liceità degli utilizzi effettuati prima della revoca.

Dopo la revoca, ExpoAid non utilizzerà ulteriormente l’immagine per nuove comunicazioni e,
ove tecnicamente possibile, rimuoverà l’immagine dai canali sotto il proprio controllo
entro un termine ragionevole, di norma entro 30 giorni.

ExpoAid non può garantire la rimozione di copie, ricondivisioni, screenshot, cache, pubblicazioni
o contenuti presenti su piattaforme, profili, siti o canali non gestiti direttamente da ExpoAid.

13. Diritti dell’interessato

Puoi esercitare i diritti previsti dal GDPR, tra cui:

• accesso ai dati personali;
• rettifica dei dati inesatti;
• cancellazione dei dati;
• limitazione del trattamento;
• opposizione al trattamento, nei casi previsti;
• portabilità dei dati, ove applicabile;
• revoca del consenso, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente alla revoca.

Per esercitare i tuoi diritti puoi scrivere a:
ega@ega.it.

Hai inoltre il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali,
secondo le modalità indicate sul sito ufficiale del Garante.

14. Testi consigliati per le checkbox del form

Il mancato consenso alla finalità comunicativa facoltativa non impedisce l’uso del servizio di generazione e download dell’immagine.